DailyFleetPro

Back

PROTECTION DES DONNÉES

Version : 1.0.0
Date d'entrée en vigueur : 1er avril 2026

La présente notice est disponible en français et en anglais. En cas de divergence entre les deux versions, la version française fait foi.

Synegia Sàrl traitera vos données à caractère personnel afin d'exploiter l'application SaaS DailyFleetPro et de gérer les relations contractuelles et utilisateurs qui en découlent, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données — « RGPD »).

En sa qualité de société privée traitant des données à caractère personnel, Synegia est tenue de respecter les obligations qui lui incombent en qualité de responsable du traitement pour les activités de traitement décrites ci-dessous.

Vous trouverez ci-après les coordonnées de Synegia :

Synegia Sàrl

21, rue Glesener

L-1631 Luxembourg

Grand-Duché de Luxembourg

Inscrite au Registre de Commerce et des Sociétés de Luxembourg sous le numéro B187706

E-mail : [email protected]

Pour toute question relative au traitement de vos données à caractère personnel effectué par Synegia, veuillez contacter :

› Par e-mail : [email protected]

› Par courrier : Synegia Sàrl — Protection des données, 21, rue Glesener, L-1631 Luxembourg

Synegia n'a pas désigné de délégué à la protection des données au sens de l'article 37 du RGPD.

Les activités de traitement de données à caractère personnel effectuées par Synegia en qualité de responsable du traitement sont décrites ci-dessous. Pour chaque activité de traitement, des informations détaillées sont disponibles dans la section correspondante (y compris concernant l'exercice de vos droits).

La présente notice couvre les opérations de traitement effectuées par Synegia en qualité de responsable du traitement. Les opérations de traitement effectuées par Synegia en qualité de sous-traitant pour le compte de ses Souscripteurs (notamment la gestion de flotte, le suivi d'activité exceptionnelle et la préparation de données de paie relatives aux Collaborateurs des Souscripteurs) ne sont pas couvertes par la présente notice ; elles sont régies par l'Accord de sous-traitance (DPA) conclu entre Synegia et chaque Souscripteur, et le Souscripteur concerné — en qualité de responsable du traitement — est tenu d'informer les personnes concernées.

I. Gestion de la relation client

Gestion des Souscripteurs

Synegia conclut des contrats d'abonnement avec des entreprises et autres entités professionnelles (les « Souscripteurs ») souhaitant utiliser le service DailyFleetPro. Dans ce contexte, Synegia traite les données à caractère personnel des représentants légaux et des personnes de contact des Souscripteurs, ainsi que celles des prospects ayant manifesté un intérêt pour le service, afin de gérer la relation contractuelle, la facturation, le support et les obligations juridiques qui en découlent.

Informations complémentaires

1. Finalités du traitement

Synegia (21, rue Glesener, L-1631 Luxembourg) traite les données à caractère personnel relatives aux représentants légaux, aux personnes de contact et aux contacts de facturation des Souscripteurs et des prospects du service DailyFleetPro afin de :

› conclure et exécuter le contrat d'abonnement à l'offre Indépendant, Équipe, Entreprise ou Grand compte avec le Souscripteur ; › gérer le compte du Souscripteur, le plan d'abonnement et le cycle de vie du contrat (création, modification, renouvellement, résiliation) ; › facturer et recouvrer les sommes dues au titre de l'abonnement, y compris le traitement des paiements par carte bancaire et la gestion des impayés ; › répondre aux demandes précontractuelles et assurer le suivi commercial des prospects ayant sollicité des informations sur le service ; › gérer le support client, les réclamations et les litiges ; › tenir la comptabilité et respecter les obligations comptables, fiscales et de lutte contre le blanchiment de capitaux applicables à Synegia ; › faire valoir les droits de Synegia en justice, le cas échéant.

2. Données à caractère personnel traitées

Les données à caractère personnel suivantes sont collectées et accessibles aux membres du personnel de Synegia chargés de la relation client :

› Données d'identification du Souscripteur et de son représentant légal ou de sa personne de contact : raison sociale, forme juridique, numéro d'immatriculation, numéro de TVA, siège social, adresse postale, prénom, nom, fonction, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel. › Données contractuelles : plan d'abonnement, nombre de Collaborateurs, dates de début et de fin de l'abonnement, historique contractuel. › Données de facturation et de paiement : factures, montants, identifiant tokenisé de carte bancaire (le numéro complet de la carte n'est pas conservé par Synegia et est traité exclusivement par le prestataire de services de paiement), historique des paiements, factures impayées. › Données de suivi commercial : échanges avec les équipes commerciales et de support, contenu des tickets de support, date et contenu des échanges précontractuels. › Données nécessaires à la tenue de la comptabilité, conformément au Code de commerce luxembourgeois.

3. Base juridique du traitement

Le traitement de données à caractère personnel effectué par Synegia dans ce contexte repose sur :

› l'exécution du contrat auquel le Souscripteur est partie, ou de mesures précontractuelles prises à sa demande [article 6, paragraphe 1, point b), du Règlement général sur la protection des données] ; › le respect d'une obligation légale à laquelle Synegia est soumise, notamment la législation luxembourgeoise en matière comptable, fiscale et de lutte contre le blanchiment de capitaux [article 6, paragraphe 1, point c), du Règlement général sur la protection des données] ; › les intérêts légitimes poursuivis par Synegia, à savoir la gestion de ses relations commerciales, le recouvrement des factures impayées et la défense de ses droits en justice [article 6, paragraphe 1, point f), du Règlement général sur la protection des données].

4. Catégories de destinataires des données à caractère personnel

Au sein de Synegia, les données à caractère personnel mentionnées ci-dessus peuvent être consultées par les membres du personnel chargés de la relation client, de la facturation, du support, de la comptabilité et, le cas échéant, de la gestion juridique des litiges.

Les données à caractère personnel traitées peuvent également être accessibles aux sous-traitants suivants agissant pour le compte de Synegia :

› le prestataire d'hébergement cloud et d'infrastructure du service DailyFleetPro ; › le prestataire d'e-mails transactionnels utilisé pour les communications liées au service ; › le prestataire de services de paiement utilisé pour le traitement des paiements par carte bancaire ; › le prestataire d'outils de support client ; › le prestataire de services comptables de Synegia.

Les données à caractère personnel peuvent également être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires compétentes lorsque Synegia y est tenue par une obligation légale ou une demande dûment motivée, et, le cas échéant, à des conseils juridiques externes et à des agences de recouvrement de créances.

En cas de fusion, acquisition, cession d'entreprise ou restructuration, les données peuvent être transférées à l'acquéreur ou au successeur de Synegia, sous réserve d'une information préalable du Souscripteur.

Les données à caractère personnel ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers à des fins publicitaires ou marketing.

5. Durée de conservation

› Données relatives à la relation client active : pendant toute la durée de l'abonnement. › Données contractuelles et comptables (contrats, factures) : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable concerné, conformément aux obligations prévues par le Code de commerce luxembourgeois. › Données de prospection commerciale (prospects n'ayant pas conclu de contrat) : 3 ans à compter du dernier contact initié par la personne concernée. › Tickets de support et correspondance commerciale : 3 ans à compter de la clôture du ticket ou de la fin de la relation contractuelle. › Données nécessaires à la défense des droits de Synegia en justice : pendant les délais de prescription applicables.

6. Droits de la personne concernée

Vous disposez d'un droit d'accès à vos données à caractère personnel et d'en obtenir une copie (article 15 du Règlement général sur la protection des données), d'un droit de rectification des données inexactes ou incomplètes (article 16 du Règlement général sur la protection des données), d'un droit à l'effacement de vos données à caractère personnel (article 17 du Règlement général sur la protection des données), d'un droit à la limitation du traitement dans les conditions prévues à l'article 18 du Règlement général sur la protection des données, d'un droit à la portabilité des données (article 20 du Règlement général sur la protection des données) et d'un droit d'opposition au traitement de vos données à caractère personnel effectué sur le fondement des intérêts légitimes de Synegia, pour des raisons tenant à votre situation particulière (article 21 du Règlement général sur la protection des données).

Pour toute question relative au traitement de vos données à caractère personnel effectué par Synegia, et pour toute demande relative à l'exercice de vos droits, veuillez contacter [email protected].

7. Réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel par Synegia enfreint le Règlement général sur la protection des données, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), 15, boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, Grand-Duché de Luxembourg.

II. Gestion des comptes utilisateurs

Gestion des Utilisateurs du service DailyFleetPro

Synegia donne accès au service DailyFleetPro aux personnes physiques autorisées par le Souscripteur (les « Utilisateurs »), en leur qualité de Propriétaire, Manager, Gestionnaire ou Intervenant. Dans ce contexte, Synegia traite les données à caractère personnel nécessaires à la création et à l'administration des comptes utilisateurs, à l'authentification des Utilisateurs et à la sécurité du service.

Informations complémentaires

1. Finalités du traitement

Synegia (21, rue Glesener, L-1631 Luxembourg) traite les données à caractère personnel relatives aux Utilisateurs du service DailyFleetPro afin de :

› créer et administrer les comptes utilisateurs des Propriétaires, Managers, Gestionnaires et Intervenants ; › authentifier et identifier les Utilisateurs et gérer leurs droits d'accès et leurs Rôles au sein de leur Organisation ; › envoyer des communications liées au service (création de compte, invitation à rejoindre une Organisation, réinitialisation de mot de passe, avis de sécurité, modifications des Conditions Générales d'Utilisation ou de la présente notice) ; › assurer la sécurité, l'intégrité et la disponibilité du service, prévenir la fraude et détecter les usages abusifs ; › conserver des journaux de connexion et d'actions significatives à des fins de sécurité et d'audit.

2. Données à caractère personnel traitées

Les données à caractère personnel suivantes sont collectées et accessibles aux membres du personnel de Synegia chargés de l'exploitation du service :

› Données d'identification : prénom, nom, adresse e-mail professionnelle. › Données d'authentification : mot de passe haché, jetons d'authentification multifacteur le cas échéant, jetons de réinitialisation de mot de passe. › Données de compte : Organisation à laquelle l'Utilisateur est rattaché, Rôle (Propriétaire, Manager, Gestionnaire, Intervenant), périmètre attribué, date de création du compte, date de dernière connexion, statut du compte (actif, suspendu, supprimé). › Données techniques et de connexion : adresse IP, données du navigateur et du système d'exploitation, identifiants d'appareils mobiles strictement nécessaires au fonctionnement des applications iOS et Android, journaux de connexion et d'événements. › Données de communication : préférences linguistiques, préférences de notification, contenu des e-mails liés au service envoyés par Synegia à l'Utilisateur.

Les données relatives à un Utilisateur invité à rejoindre une Organisation (prénom, nom, adresse e-mail professionnelle) sont collectées auprès du Propriétaire ou de l'Administrateur émettant l'invitation, conformément à l'article 14 du Règlement général sur la protection des données.

3. Base juridique du traitement

Le traitement de données à caractère personnel effectué par Synegia dans ce contexte repose sur :

› l'exécution du contrat conclu entre Synegia et le Souscripteur, dont l'Utilisateur est bénéficiaire, étant précisé que l'accès de l'Utilisateur au service est nécessaire à l'exécution de ce contrat [article 6, paragraphe 1, point b), du Règlement général sur la protection des données] ; › les intérêts légitimes poursuivis par Synegia, à savoir sécuriser le service, prévenir les accès non autorisés et la fraude, et maintenir l'intégrité des comptes et des journaux [article 6, paragraphe 1, point f), du Règlement général sur la protection des données] ; › le respect d'une obligation légale à laquelle Synegia est soumise, en ce qui concerne la conservation de certains journaux techniques [article 6, paragraphe 1, point c), du Règlement général sur la protection des données].

4. Catégories de destinataires des données à caractère personnel

Au sein de Synegia, les données à caractère personnel mentionnées ci-dessus peuvent être consultées par les membres du personnel chargés de l'exploitation technique du service, du support client et de la sécurité.

Les données à caractère personnel traitées peuvent également être accessibles aux sous-traitants suivants agissant pour le compte de Synegia :

› le prestataire d'hébergement cloud et d'infrastructure du service DailyFleetPro ; › le prestataire d'e-mails transactionnels utilisé pour les communications liées au service ; › le prestataire d'outils de support client ; › les prestataires d'outils de sécurité et de supervision utilisés pour assurer l'intégrité et la disponibilité du service.

Au sein de l'Organisation du Souscripteur, le Propriétaire et les Administrateurs ont accès aux données des Utilisateurs de leur Organisation aux fins d'administrer celle-ci dans le service.

Les données à caractère personnel ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers à des fins publicitaires ou marketing.

5. Durée de conservation

› Données de compte actif : pendant toute la durée du compte de l'Utilisateur au sein de l'Organisation. › À l'issue de l'abonnement ou du compte de l'Utilisateur, les données sont conservées pendant la période de récupération de 30 jours prévue dans les Conditions Générales d'Utilisation, puis supprimées. › Journaux de connexion et journaux techniques de sécurité : 12 mois à compter de leur génération. › Données nécessaires à la preuve de l'existence d'un droit ou d'un contrat ou à la défense des droits de Synegia en justice : pendant les délais de prescription applicables.

6. Droits de la personne concernée

Lorsque la demande porte sur des données traitées par Synegia pour le compte d'un Souscripteur, Synegia transmettra la demande au Souscripteur concerné, responsable du traitement de ces données, et en informera la personne concernée en conséquence.

7. Réclamation

Dernière mise à jour : 1er avril 2026